Voor het opzetten van een jaarplanning zetten we twee stappen:
- Opstellen van de auditdefinitie
- Opstellen van de audits in het jaar
1. Opstellen van de auditdefinitie #
Deze wordt gebruikt om de audit jaarplanning te vullen.
Geef in het register “Audit definitie” op wat de naam van de audit is, bijvoorbeeld
- Interne audit Organisatorisch H4
- Interne audit Organisatorisch H3
- Interne audit Dossier onderzoek H3 (denk aan de steekproef per Gevolgklasse)
- Externe audit certificatie instelling
- Externe audit TloKb (2-jaarlijks)
Selecteer de methode (uit register “Auditmethode”)
Selecteer de frequentie
Kies het hulpmiddelen voor de interne audits:
- BRL 5019 auditrapport H4 (voor organisatorisch onderzoek)
- BRL 5019 auditrapport H3 dossier (voor organisatorisch en dossier onderzoek)
Opstellen van de jaarplanning #
Hiermee wordt een jaarplanning opgesteld. Deze jaarplanning kan vervolgens aan het einde van het jaar worden gekopieerd naar een nieuw jaar. (Klik op het jaar en dupliceer het jaar naar een volgend jaar)
Hiermee wordt de basis van de planning overgenomen zonder de uitkomsten.
Van de data wordt alleen het jaartal gewijzigd. De dag en de maand blijft dus gelijk even als de hoofd auditor en de “resultaat naar: “.
Kies de “Definitie” zoals eerder aangemaakt,
Vul de volgende velden:
- Audit naam: (een naam die deels gelijk is aan de naam van de auditdefinitie bijvoorbeeld)
- Hoofdauditor: (persoon bevoegd als intern auditor)
- Resultaat naar: (dit kan de kwaliteit coördinator / manager zijn of het hoofd van de afdeling / directie)
- Periode:
- Plan datum:
- Status: (zodra de audit een datum heeft en in je agenda is gezet (niet automatisch), veranderen van “Open” naar “Gestart”.
Indien de audit wordt uitgevoerd, ga via de jaarlijkse audit planning naar de betreffen de (interne audit) en kies het auditformulier.
Indien een externe audit is uitgevoerd, vul dan de datum en het resultaat is van de audit. Het auditrapport kan ook worden toegevoegd. eventuele maatregelen (afwijkingen) kunnen hier dan ook direct worden vastgelegd.
