Functionaliteiten

Progresas is een platform voor het managen en beheren van (kwaliteitshandboek) beschrijvingen en registraties voor certificeringen, richtlijnen en processen.

Het combineert Kwaliteitsmanagement, Risicomanagement, Issuemanagement en Informatiemanagement. Alles slim geïntegreerd.
Ons platform is modulair opgebouwd, waardoor je het heel makkelijk kunt inrichten volgens jouw organisatie.
Ons platform maakt gebruik van de basis van ISO2Handle.

Binnen Progresas zijn de functionaliteiten opgedeeld in 4 fases, op basis van Plan, D0, Check, Act (PDCA):

Progresas: Plan, Do, Check, Act: boek vooruitgang

1. Plan
Inrichten

2. Do
Implementeren

3. Check
Monitoren

4. Act
Optimaliseren

Met de Handboek Editor van Progresas bouw je gemakkelijk je digitale kwaliteitssysteem om gedocumenteerde informatie te vast te leggen. Importeer je je eigen handboek en vul je deze aan met een van onze talrijke norm-templates (inclusief teksten, norm schema’s en formulieren). Pas het handboek eenvoudig aan zodat het naadloos aansluit bij jouw organisatie en processen.

  • Bouw vanuit High Level Structure (HLS), Beoordelingsrichtlijn (BRL) of volg je eigen structuur
  • Kies uit onze standaard templates gekoppeld aan wet & regelgeving en normeringen
  • Upload Word /PDF / Visio bestanden
  • Print het handboek naar PDF
  • Documentbeheer (alles maar 1x op slaan)
  • Slim versiebeheer per handboek onderdeel
  • Importeer eenvoudig vanuit Sharepoint en Confluence bestanden (vraag naar de mogelijkheden)
  • Structuurindeling van gebruikersbeheer
  • Overstap service voor gemakkelijke transitie van je huidige systeem naar Progresas


Met onze Progresas Form Editor importeer en bouw je gemakkelijk alle nodige formulieren en workflows.

  • Flexibel in te richten met vrije velden en heel veel verschillen veld typen.
  • Laat velden en formulieren onderling rekenen.
  • Stel kleuren in van velden bij het behalen van bepaalde waardes.
  • Stel condities en rechtenstructuur per formulier in (wat mag een gebruiker in zijn/haar rol).
  • Koppel elk formulier aan workflows & notificaties.
  • Maak van alle input data eenvoudig een grafiek en zet deze op een bedrijfs- / persoonlijk dashboard.
  • Stel autorisaties en gebruikersrechten in per formulier.
  • Gebruik de formulieren ook op mobiel en maak ze oproepbaar via een QR code.
  • Import registraties uit andere formulieren.
  • Kies je eigen formulier weergave (staand, horizontaal, tabelvorm).

 

 

Progresas werkt samen met auteurs om de beste templates (basis handboek op basis van een norm of BRL) te bouwen voor iedere norm. Kies uit meer dan 30 templates, die naadloos met elkaar samenwerken om één integraal managementsysteem te vormen.

Progresas heeft zelf meer dan 10 templates geschreven en biedt deze ook aan aan andere partners van ISO2Handle

  • Voeg normstappen toe aan bestaande templates.
  • Zet bestaande processtappen uit voor bepaalde groepen (of helemaal)
  • Breid bestaande formulieren uit.
  • Voeg zelf formulieren toe.
  • Koppel formulieren aan elkaar.
  • Beginnen met een lege template of importeer delen van je handboek.

Workflows van Progresas gebruik je om processen te automatiseren en te monitoren. Hierdoor hou je overzicht, manage je risico’s en werk je effectiever, waardoor je betere beslissingen kunt nemen en meer tijd over houden voor belangrijke zaken. Met de Workflow functies worden formulieren en maatregelen aan verantwoordelijken toegewezen, volgens zelf bepaalde condities, triggers, autorisaties en timings (wanneer wil je reminder van actie).

  • Koppel workflows aan registraties en maatregelen en specificeer deadline en verantwoordelijkheidslijn
  • Overzicht van alle workflows en uitstaande taken via het Takenbeheer dashboard
  • Laat collega’s registraties aanvullen met additionele velden

Alle input data van registraties en maatregelen wordt met 1 druk op de knop vertaald naar een grafiek, in verschillende formats. Zo heb je een duidelijk dashboard (bedrijfsmatig en / of persoonlijk) die inzicht geeft om de organisatie bij te sturen en verder te optimaliseren. 

  • Flexibel inrichtbare grafieken en tabellen.
  • Onbeperkt aantal dashboards & databases; combineer grafieken van verschillende datasets.
  • Opties: Barchart; Donut chart; Linechart; Polar chart en tabel weergave.
  • Alle data eenvoudig exporteerbaar naar Excel.
  • Toevoegen van een doellijn aan een grafiek.
  • Makkelijk te printen en te delen.

Uit registraties en workflows vloeien maatregelen, die toegevoegd, bijgehouden en gemonitord worden. Wij bieden zeer flexibele en volautomatische maatregelen module en overzichtelijk dashboard met takenbeheer. Hierdoor blijft er nooit iets liggen en gaan er automatisch notificaties uit als bijvoorbeeld iets dreigt te verlopen.

  • Voeg direct maatregelen toe aan alle registraties
  • die automatisch geactiveerd worden bij registraties
  • Alle maatregelen inclusief status (bijvoorbeeld openstaand, lopend, uitgevoerd)
  • verantwoordelijke en vervolgactie op Maatregelen & Taakbeheer dashboard
  • Snel en simpel voor iedereen te gebruiken
  • Data verzamelen
  • Automatische herinneringen
  • Automatische opvolging
  • Automatische escalatie als nodig

De rechtenstructuur binnen Progresas is per formulier, normstap en dashboard aan te passen en bij een het tekenbeleid/kennisgeving stuur je automatisch notificaties uit naar collega’s om de laatste versie van een bepaald document of procedure te ondertekenen of om er kennis van te laten nemen.

Bij iedere registratie en aangemaakte taak wordt een automatische notificatie verstuurd naar de eerst volgende ketenverantwoordelijke dit is in te stellen via de workflows. De workflows kunnen extra smart gemaakt worden door condities in te stellen; als dit, dan dat. Op die manier krijgen altijd de juiste collega’s bericht en zal het nooit gebeuren dat een openstaande taak of registratie tussen wal en schip verdwijnt.

  • Collega’s ontvangen notificaties zodra een formulier wordt verzonden
  • Laat collega’s registraties aanvullen met additionele velden
  • Stel condities in waarop een workflow af moet gaan of niet
  • Stel tijdsgebonden notificaties in
  • Werkt op basis van e-mail notificaties.

Iedere toevoeging of wijziging krijgt automatisch versiebeheer, waardoor je altijd een waterdichte historie hebt. Configureer zelf de lezer, auteur, redacteur en administrator rechten.

  • Alle bestanden centraal met versiebeheer
  • Koppel bestanden aan procedures en registraties
  • Automatische update nieuwe bestanden; overal in het platform
  • Definieerbare bestandseigenschappen
  • Uitgebreide zoeken; sorteer en filter opties

Met het overzichtelijke accountbeheer binnen Progresas kan precies worden aangegeven per formulier en handboek hoofdstuk wat de gebruikersrechten bij welke onderdelen zijn; wie kan het lezen, wie kan het editen en wie kan het alleen invullen.

Functionaliteit

  • Voeg gebruikers toe in allerlei groepen
  • Bepaal zelf wie toegang heeft tot welke stap
  • formulier of bestand
  • Geef extern auditors toegang van datum X tot Y

Mogelijkheden

  • Geavanceerd rechtenbeheer op stap niveau
  • Geavanceerd rechtenbeheer op formulier niveau
  • Geavanceerd rechtenbeheer op bestandsniveau
  • Geef mensen toegang voor een bepaalde periode

Waarom belangrijk

  • Zodat relevante info makkelijker vindbaar is en niet relevante info afgeschermd wordt. 
  • Laat een extern auditor een deel van zijn audit op afstand doen. Dit scheelt tijd en geld
  • Zodat je externe mensen toegang kunt geven tot alleen datgene dat je wilt

Progresas is zowel op Desktop als mobiel en tablet beschikbaar. Voor collega’s in het veld, die met mobiel en tablet werken, zijn procedures, formulieren en taken altijd toegankelijk! Met de QR code functionaliteit land je direct in het juiste formulier; je zou de code dus op diverse machines en andere belangrijke punten in een productieomgeving kunnen plakken.

  • Maak ter plekke foto’s van issues
  • Scan QR codes om direct het juiste formulier in te vullen of de juiste procedure te openen.
  • Super snelle laadtijd

 

Certificerende instanties en auditors kunnen ook tijdelijk toegang worden verleend, tot het hele systeem of beperkte delen ervan, tijdelijk of onbepaalde tijd.

  • Geavanceerd rechtenbeheer op stap niveau
  • Geavanceerd rechtenbeheer op formulier niveau
  • Geavanceerd rechtenbeheer op bestandsniveau
  • Geef extern auditors toegang van datum X tot Y
  • Laat een extern auditor een deel van zijn audit op afstand doen. Dit scheelt tijd en geld

Progresas is door zijn modulaire opbouw super schaalbaar en feitelijk geschikt voor alle denkbare normen, certificeringen, richtlijnen, processen en procedures. Formulieren, registraties en handboeken kunnen makkelijk gekopieerd worden en alle onderdelen zijn verbonden met elkaar, zodat fouten en doublures voorkomen kunnen worden.

  • Je kunt zo veel templates en formulieren (laten) maken als je wilt. Al deze templates kunnen elkaars stappen en formulieren gebruiken.
  • Al deze stappen en formulieren kunnen conditionele logica bevatten waardoor ze zichtbaar worden als je een bepaalde template aan of uit hebt staan.
  • Hierdoor kun je onbeperkte normeringen bouwen en koppelen met interne BRL-len of andere procedures en processen.

Met de QR code scanner binnen Progresas kunnen medewerkers direct toegang krijgen tot een werkinstructie, proces of een registratie van een incident maken. Door de mobiele app kunnen ook foto’s van bijvoorbeeld incidenten of machines worden toegevoegd aan registraties. Scheelt een hoop typ en giswerk.

Er zijn verschillende mogelijkheden om data over te zetten naar Pogresas en deze mogelijkheden blijven we uitbreiden.
De vier tools die in de praktijk het meest gebruikt worden zijn:

Excel to Progresas: Al uw Excel sheets kunnen in een handomdraai geïmporteerd worden in Progresas. U kunt er zelfs direct formulieren van maken die rapportages en notificaties genereren.

Progresas to Excel: Alle formulieren die u gebruikt of zelf toevoegt kunt u omzetten naar Excel. Deze zijn vervolgens door u te vullen en weer te uploaden als registraties.

Sharepoint to progresas: Progresas heeft een volledig automatische Sharepoint importer. Deze importer importeert alle bestanden, alle eigenschappen, mappenstructuren, gebruikers, groepen en rechten in één keer naar Progresas.

Handboek to Progresas: Progresas kan uw volledige handboek in één keer automatisch omzetten naar goede web content en importeren in Progresas. U hoeft alleen uw handboek te uploaden.

Hoewel Progresas erg gebruiksvriendelijk en flexibel is, raden wij toch aan om samen te werken met een adviesbureau gespecialiseerd in certificeringen en normeringen. Onze partner ROWIQ Advies zorgt ervoor dat jullie huidige organisatie processen optimaal aansluiten met jullie normen en dat die naadloos vertaald worden naar Progresas.